Dış ticaret süreci, çok çeşitli yazılı belgeler aracılığıyla gerçekleştirilir. Her dış ticaret işleminde mutlaka kullanılması beklenen ve “demirbaş” olarak nitelendirilebilecek belgeler vardır. Bunlar arasında fatura, çeki/koli/spesifikasyon listesi, gümrük beyannamesi, menşe şahadetnamesi ve taşıma belgeleri gibi belgeler yer almaktadır. 
Dış ticaret işlemlerinde kullanılan belgelerin belirli bir sistematik içerisinde, anlaşılır bir şekilde açıklanabilmesi için bu belgeler 5 ayrı grupta incelenir. Bunlar; 

1. Ticari Belgeler (Commercial Documents) : Faturalar, çeki listesi, koli listesi, imalatçı analiz belgesi, kontrol-gözetim belgesi, gemi ölçü raporu.
2. Resmi Belgeler (Official Documents): Dolaşım belgeleri, menşe şahadetnamesi, kontrol belgeleri, konsolosluk faturası, uygunluk belgesi, sağlık sertifikası, veteriner sertifikası, helal belgesi, koşer belgesi, radyasyon belgesi, boykot/kara liste sertifikası, A.T.A karneleri.
3. Taşıma Belgeleri (Transport Documents): Deniz konşimentosu, Özellikli konşimentolar, diğer konşimentolar.
4. Sigorta Belgeleri (Insurance Documents): Flotan sigorta poliçesi, sigorta mektubu, sigorta poliçesi, sigorta sertifikası.
5. Finansman Belgeleri (Financial Documents): Poliçe, bono, rehin senedi, antrepo makbuzu, teslim emri, kontrol ve numune alma yetki belgesi.